Личный кабинет

«Прозаседавшиеся» рядом! Как правильно проводить совещания


«Прозаседавшиеся» рядом! Как правильно проводить совещания

Екатерина Родионова
Журнал "Лидеры образования", №5 - 2001. Подписаться »

«С волнения не уснешь, Утро раннее.

Мечтой встречаю рассвет ранний.

«О, хотя бы еще

одно заседание

относительно искоренения всех заседаний!»

В. Маяковский, 1922г.


Такие формы общения как совещание, педсовет, семинар часто называют скучными, бесполезными. Это не совсем так, и дело не столько в самой форме, сколь­ко в том, чем и как эта форма наполнена. Если в супни­це подается омлет, на сковороде-салат, а вместо вил­ки - штопор, то гость рискует потерять аппетит. Если перед гостем поставить пустую тарелку, он больше не придет. Так же обстоит дело и с совещаниями: каждому вопросу - свой способ решения, а задумка типа «собе­ремся, а там посмотрим» аналогична пустой тарелке - совещание ради дела, а не ради самого совещания.

Совещание - заседание, посвященное совместно­му обсуждению какого-либо вопроса.

Симпозиум (греч. буквально - пиршество, засто­лье) - расширенное совещание по специальному на­учному вопросу.

Конференция - расширенное совещание (обычно в среде ученых, политических деятелей).

Конгресс, съезд - совещание широкого состава (как правило, международное).

Организация перечисленных мероприятий требует времени, людей и, конечно, средств. При правильной рас­становке сил вложенные затраты рано или поздно себя окупят: появятся новые связи, возможности, спонсоры, на­конец. Это один из провереиных способе в заявить о себе, «завербовать» нужных людей, поднять статус.

 

ЧТО НЕОБХОДИМО ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УС­ПЕШНО ПРОВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ?

 

1. Сформулировать название и основные тезисы мероприятия, устроив «мозговой штурм» (см. ниже). Хорошее название стоит пары дней раздумий: «Как вы судно назовете, так оно и поплывет».

2. Пригласить заинтересованных, компетентных людей. Если конференция связана, к примеру, с фор­мами здорового образа жизни, то на ней должны быть представлены школы, имеющие к этому отношение. Компенсация «недобора» участников за счет первых подвернувшихся любителей «заскочить на огонек», ничем не оправдана и говорит о плохой организации.

3. Заранее оповестить участников об основном за­мысле, обозначить опорные вопросы (за неделю - месяц, если речь идет о конференции среднего масштаба; за год, если участники ожидаются из других стран или регионов).

4. Расширенное совещание можно провести в тра­диционной форме (2-3 общих доклада, дальше - работа по секциям), а можно в нестандартной (например, выез­дные конференции). Оформление помещения, техничес­кое оснащение, распечатки основных докладов, блокноты , ручки - от всего этого будет зависеть настроение уча­стников и, следовательно, успешность дела. Кстати, ксве-дению создателей «полезных» листовок: 10-20 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, читать никто не будет. 12-й шрифт - оптимальный вариант. Ос­новные моменты нужно выделить - жирным шрифтом, кур­сивом или подчеркиванием (как вам больше нравится).

5. Симпозиумы, конференции могут включать в себя более «мелкие» мероприятия: например, брифинг и презентацию.

Брифинг (англ. Briefing - инструктаж) - короткое совещание с участием представителей прессы. Пре­зентация - официальное представление чего-либо (книги, сообщества, нового проекта и т.п.).

В процессе подготовки мероприятия должен рабо­тать пресс-секретарь или пресс-служба. Их задача -сделать так, чтобы о событии узнали журналисты. Очень хорошо, если заключенадоговоренностьо публикации наиболее интересныхвыступлений или результатов кон­ференции с каким-нибудь печатным изданием.

6. Если число приглашенных превышает 50-100 че­ловек, правильным будет организовать развлекатель­ную часть: пригласить известного поэта, ученого, му­зыканта, танцора... В общем, человека, который будет интересен всем. Хорошо, если у него есть еще и свое мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Пусть он не знает профессиональных тонкостей, главное - разза­дорить присутствующих. Споры и разногласия - «здо­ровый» элемент совещания.

7. Выездные совещания интересны не только тем, кто приезжает, но и тем, кто принимает. Подобные фор­мы дают возможность совместить деловое общение с отдыхом, получить более открытую информацию.

8. Успех предприятия зависит во многом от веду­щего: им должен быть человек, которого уважает боль­шинство. Ведущий должен уметь, как нахорошем уро­ке, подводить итог одного блока и переходить к следу­ющему этапу. Когда урок заканчивается со звонком, времени осмыслить то, о чем говорилось, не остается, и люди уходят с ощущением незавершенности.

9. Вопрос времени, пожалуй, самый важный. Не отработав этот момент, участники рискуют «прозасе-даться», а это, в свою очередь, чревато тем, что про­блема будет «затерта» и отложена, так и не найдя ре­шения. Такая опасность грозит всем видам совещаний, кроме, пожалуй, «мозгового штурма», когда на обсуж­дение выносится сверхактуальная проблема, у людей срабатывает механизм, блокирующий усталость, а воп­рос регламента решается сам собой, походу беседы. Для проведения понадобится хорошее звукозаписывающее устройство, круглый стол и ни одного случайного человека.

рисунок автораПо мнению большинства, длина всего заседания не должна превы­шать 3 часов. На доклады теорети­ческого плана - 5-20 минут, а через каждые 45 минут должны быть пре­дусмотрены перерывы (это норма не только для школьников, но и для взрослых - дольше человеку трудно оставаться работоспособным). Пе­рерывы для чая и кофе также дают возможность общения, обмена мне­ниями, информацией: важно ведь не только то, что говорится с трибуны.

Церемонии открытия, закрытия и награждения практически всегда пре­вращаются в праздник. Главное, что­бы прямое значение понятия «цере­мония» не перешло в переносное.

Церемония - установленный торжественный обряд, порядок со­вершения чего-нибудь (прям.); при­нужденность, стеснение в поступках, обращении (перенос.).

Педсовет. Об этом виде совеща­ний хочется сказать отдельно. Устра­ивая калейдоскопы семинаров, мас­тер-классов для учителей и директо­ров школ, организаторы забывают об их занятости и подорванном конспек­тами здоровье: постоянные встречи носят больше негативный, чем поло­жительный характер.

Семинар - групповые занятия, кру­жок для какой-нибудь специальной подготовки, повышения квалификации.

«Сам факт приглашения на какую-нибудь кон­ференцию или семинар чаще всего вызывает от­торжение. Идеальноерассписание семинарадля директоров школ: в 9 начало, в 9.20 - завтрак, в 9.40 - обед, а в 10 - разошлись».

Людмила Жарикова

Нельзя также не учитывать одной характерной чер­ты педагогов: стоит им начать говорить, как появляет­ся масса параллельных тем, невысказанных идей, уже никакой регламент не сможет это остановить. Выве­сите на стену девиз: «Нельзя говорить обо всем сразу» и, прежде чем собраться, четко сформулируйте один-три вопроса, которые необходимо обсудить.

«Меня иногда приглашают в регион с тем, что­бы я прочла лекцию «вообще». Я отвечаю: «Вооб­ще» не могу. Дайте тему». Слушать будут только в том случае, когда поставлен конкретный вопрос. А иначе выйдут просто усталые люди: «В очередной раз нам морочили голову».

Марьяна Безруких

КАК ПРОВАЛИТЬ СОВЕЩАНИЕ

 

1. Тщательно скрывайте цель совещания - неопре­деленность интригует.

2. Назначьте как можно больше ответственных за под­готовку к мероприятию - сами разберутся, не маленькие.

3. Время начала называйте приблизительно, бро­сив ненавязчивое «Как всегда». Это касается и сроков выполнения дел.

4. Предложите участникам пригласить на мероп­риятие своих друзей и знакомых.

5. Проводите «хитрую» политику: говоря одно, под­разумевайте другое.

6. Импровизируйте - основная тема совещания родится в процессе.

7. «Берите» публику многочисленными вопросами. Сразу требуйте ответ.

8. Неправильных мнений не существует. Правильныхтоже. Бесполезно разбавлять выступления перио­дическим подведением итогов, заключениями и выво­дами - все равно каждый поймет, как захочет.

9. Пожалейте секретаря. Экономьте бумагу. Прин­тер - не игрушка: одной повестки дня на входной две­ри вполне достаточно.

10. Не вздумайте тратить время на обсуждение ре­зультатов проведенной за последнее время работы. Дра­гоценные минуты лучше потратить на часы выступлений.

11. Регламент - жалкий пережиток консерватизма.

12. Совещание может длиться вечно: было бы, о чем говорить.

13. Перед выступлением обсудите последние новости (телевизионный сериал, футбольный матч и т.п.). Люди дол­жны расслабиться, понять, что перед ними «свой человек».

Добавлено: 20.01.2006
Рейтинг: -
Комментарии:
0
Просмотров 5282
Сказали спасибо 0
Сказать спасибо
footer logo © Образ–Центр, 2019. 12+