«Метод 1–3–5»: проверенный способ расставить приоритеты, когда есть много важных дел

Фото: Unsplash. Иллюстрации: Юлия Замжицкая

Сходить на уроки, провести совещание, составить аналитическую справку, проверить журналы, просмотреть новости и письма ведомств, встретиться с родителями — вот далеко не полный список ежедневных задач учителя. С таким объемом работы всегда есть риск потратить время на мелкие дела и не успеть справиться с основными. Мария Емельянова, заместитель директора по УВР школы №27 г. Люберцы, делится «методом 1-3-5», который поможет правильно расставить приоритеты.

Суть «метода 1-3-5»

«Метод 1-3-5» или «Правило девяти задач» подразумевает, что в день вы должны запланировать для себя девять дел. Считается, что это психологически комфортное число задач, с которым может справиться человек. 

Запланировали, а дальше разбиваем дела следующим образом:

• ОДНА важная задача. 

Это ключевое дело дня, которое нужно выполнить обязательно. На него вы потратите больше всего времени. Такой задачей может быть, например, подготовка большой аналитической справки.

Ключевую задачу нельзя переносить, поэтому постарайтесь не планировать больше одной в день. Она будет вашим дневным приоритетом. К самой важной задаче дня приступайте, когда находитесь на подъеме, с ясной головой. Здесь подход индивидуальный. Если вы более продуктивны с утра, значит, важную задачу планируйте на утро. Если во второй половине дня – смещайте ключевую задачу по времени.

• ТРИ менее важные задачи. 

Эти дела менее важны, чем ключевая задача дня. Они могут помогать ее выполнить или быть самостоятельными. На менее важные задачи вы тратите меньше времени и других ресурсов — физических и эмоциональных.

В список второстепенных дел войдут, например, посещение совещания, проверка журналов. Это тоже важные задачи, но их можно переносить, если что-то пошло не по плану, и большого ущерба от переноса не будет.

• ПЯТЬ мелких задач. 

В этот список войдут мелкие рабочие задачи, например, написать сообщение в учительский чат, просмотреть почту. Это рутинные проходные дела, которые мы часто не планируем, а просто делаем на потоке. Но на деле — это тоже задачи. Если их не включать в план, легко что-то забыть.

Когда мелких задач накапливается много, возникает психологический барьер, человек подсознательно саботирует их выполнение. Начинаются отговорки: «это легко, завтра сделаю», «сейчас новости дочитаю и сделаю», «я еще недостаточно отдохнул после обеда» и т. д. А если мелкие задачи все время откладывать, они накопятся и будут мешать разбираться с действительно важными вопросами.

Преимущества «метода 1-3-5»

1. Вы видите результаты своей работы. 

В конце дня вы будете четко понимать, с чем справились, а что выполнить не удалось. Если сможете выполнить все, что запланировали, у вас появится чувство удовлетворения. 

2. Легче корректировать планы на этот и следующие дни.

Если в течение дня внезапно появляются задачи, которые не вошли в ваш план, добавляйте их в нужную группу. Так вы увидите полную картину. Может оказаться, что вы выполнили больше девяти задач. А может — что выполнили дополнительные задачи, но не выполнили те, что планировали. 

3. Правило девяти дел помогает расставить приоритеты. 

Вы четко знаете, какая задача в вашем списке первостепенная. При этом, если вдруг появляются дополнительные задачи, их легко распределить по группам. И вы сразу увидите, чем можно пожертвовать, а что нельзя оставить за бортом.

4. Метод легко адаптировать под свои цели.

Неизменными останутся девять дел, но их комбинация по группам может быть разной, например, 2-2-5, 2-4-3 и т. д. Ведь в школе часто бывает не одна, а несколько неотложных задач в день. Если будете использовать правило регулярно, то быстро поймете, какой вариант комбинации для вас удобнее всего.

Два главных принципа планирования

1. Ставьте выполнимые задачи. 

Метод 1-3-5 подходит, чтобы планировать ежедневную работу. Поэтому не добавляйте в список глобальные задачи — выучить иностранный язык, разработать новую программу воспитания, обновить РП. Все, что вы внесете в список задач, должно быть выполнимо за один день. Если есть какое-то глобально дело, разбейте его на этапы и включайте эти этапы в планы по очереди.

2. Не бойтесь менять планы.

Если ситуация меняется, корректируйте и список задач на день. Главное, расставить приоритеты, то есть включить дополнительные пункты в нужную группу, но не перегрузить план работы на сутки.

Материалы по теме:

• Как не сломаться в первый год работы в школе: советы молодым учителям 
• Тайм-менеджмент в школе. Советы учителю