Как все успеть: 10 советов, чтобы повысить эффективность и продуктивность

Фотографии: Unsplash. Иллюстрация: Юлия Замжицкая

Эксперт всероссийских конкурсов «Большая перемена» и «Твой ход», преподаватель Педагогического колледжа № 8 (г. Санкт-Петербург) Елизавета Абрамова делится советами, как организовать свой день, чтобы легко справляться со всеми важными делами.

Эффективность vs продуктивность: в чем разница

Продуктивность отражает результат. Измерить ее обычно просто: для этого подсчитывают объем полученных результатов за два одинаковых временных периода. Например, если в декабре мы прочитали две книги, а в феврале четыре, значит, в феврале мы были более продуктивными. Поэтому многие концентрируются именно на продуктивности.

Но есть еще и эффективность — она измеряет качество работы.  Таким образом, продуктивность можно представить как выручку с продажи, а эффективность как сумму, которая останется у нас на руках после вычета. 

Нельзя сказать, что одно важнее другого. Нужно улучшать оба показателя, а для этого очень важно осознанно подходить ко времени и ресурсам. 

Как прокачать оба показателя

1. Не быть перфекционистом

Перфекционизм заставляет людей думать в ключе «всё или ничего». Многие именно так относятся к своей деятельности и очень расстраиваются из-за неудачного результата. Это сильно снижает мотивацию, и как следствие — общую продуктивность.

Если мы не хотим попасть в ловушку перфекционизма, то придется признать, что не все может идти так, как нам хочется. 

2. Расставлять приоритеты

Нужно решить для себя, что важнее всего, и быть готовыми пожертвовать менее важным. 

Очень много дел, которые занимают наше время, обычно являются срочными, но зачастую не очень важными. Бывает и так: то, что кажется срочным сегодня, завтра может оказаться не таким. Наша задача — четко понимать, что требует немедленной реакции, а что можно отложить. 

3. Записывать дела в ежедневник 

Вносить задачи в ежедневник или электронный планер — это самый простой способ зафиксировать свои дела и оценивать эффективность и результативность нашего труда. 

При составлении списка дел:

1. Отделите важное от срочного.
2. Упорядочите задачи по их значимости.
3. Добавьте предполагаемое время выполнения каждой задачи. 

4. Использовать системы планирования

Организовать свое время помогут различные методики.

Метод 1-3-5

В день стоит планировать не более восьми задач. Их них нужно выбрать одно важное дело, три сопутствующих задачи и пять мелких (например, погулять с собакой, приготовить ужин). Самое важное дело — это приоритет на день, который нельзя отложить или перенести. С него и нужно начинать.

---

Читайте также: «Метод 1–3–5»: проверенный способ расставить приоритеты, когда есть много важных дел

---

Этот принцип хорошо иллюстрирует практическое упражнение, которое иногда предлагают выполнить детям в детском саду. 

Малышам дается камень, маленькие камушки и песочек. Если сначала насыпать песок, а сверху положить маленькие камушки, то большой камень уже туда не поместится. А если начать с главного важного дела, то есть с большого камня, дополнить тремя сопутствующими и потом сверху досыпать песок, то всё легко поместится в одну емкость. 

Энергетический список 

Составьте список дел, а потом они разделите их на тяжелые, средние и легкие. 

В первую группу попадает все, что требует максимальной концентрации и напряжения. Второе — это обычные дела. Третье — простая рутина, которая выполняется на автомате. 

Как и с методом 1-3-5, начинать нужно с дел из первой группы, придавая им первостепенное значение. 

Метод Айви Ли 

Этот метод был придуман американским бизнесменом, консультантом по продуктивности Айви Ли в начале 20 века.

1. В конце дня запишите шесть самых важных дел, которые надо выполнить в течение следующего дня. 
2. Расставьте записанные дела в порядке их важности.
3. В начале каждого рабочего дня сконцентрируйтесь на первом пункте списка. Переходите к следующему пункту, только когда доведете начатое до конца.
4. По очереди принимайтесь за дела из списка, а в конце дня переносите незавершенные задачи в завтрашний список из шести дел.

5. Выполнять самые важные и сложные задачи с утра

Доказано, что утро — наиболее продуктивное время для работы мозга. Самое ценное — это первые три часа после пробуждения. 

Если у вас есть очень важное дело, запланируйте его на утреннее время. Также не стоит тратить эти драгоценные часы на социальные сети — лучше что-то повторить, поделать или послушать по дорогу на работу или учебу.

6. Организовать рабочее место 

Важно, чтобы на рабочем месте не было отвлекающих факторов. Например, чтобы рядом с учебными тетрадями или важными бумагами не было планшета, на который можно отвлечься. 

Также рекомендуется, чтобы все канцелярские принадлежности были максимально идентичными и не ярких цветов.

7. Выключать уведомления на телефоне

Технические устройства, которые мы используем дома или на учебе, работе, вызывают у нас зависимость. Поэтому когда мы садимся за работу или учебу, лучше выключать уведомления, а также закрывать лишние вкладки в браузере, чтобы не отвлекаться на них и не терять в эффективности.

8.  Практиковать однозадачность

Если целенаправленно заниматься одной задачей не отвлекаясь, то эффективность возрастает в 3-4 раза. 

9. Ставить осознанность выше продуктивности

В современном мире существует вектор на продуктивность: мы хотим успеть на большее количество курсов, посетить большее количество мероприятий и принять большее количество решений, увидеть большее количество людей.

Привычка всегда быть все время занятым и продуктивным — главный источник недовольства жизнью. Но не всегда за этим стоит качество. Лучше осознанно подходить к работе и четко понимать цели, которые вы преследуете. 

10. Заниматься физкультурой

Область мозга, связанная с продуктивностью, обучением и памятью, называется гиппокампом. Исследования показывают. что упражнения на выносливость приводят к образованию в гиппокампе новых нейронных связей. 

Это происходит благодаря гормону иризину, который вырабатывается, когда мы занимаемся спортом. Поэтому для улучшения работы мозга заниматься физическими упражнениями необходимо: даже 20-30-минутная прогулка после учебы или работы может стимулировать рост новых нервных клеток. 

---

Читайте также:

• Что такое личная эффективность и зачем она директору школы;
• Как управлять временем: 7 приложений для эффективного тайм-менеджмента.