Десять способов составить эффективное электронное письмо

Живи Пушкин в наши дни, наверняка усадил бы Татьяну Ларину писать письмо Евгению Онегину за компьютер, а Ленский бы назначал свидания Ольге в ICQ. Эпистолярный жанр трансформировался под естественным влиянием времени. Во всех уголках земного шара ежедневно отправляются миллионы электронных посланий: коммерческих и административных, дружеских и любовных. Люди находят деловых партнеров, назначают встречи и обсуждают условия сделок, даже выбирают своих половинок с помощью интернет-общения. Обратная сторона процесса — по статистике 89 процентов пользователей тратят ежедневно больше часа на расшифровку неграмотных сообщений. Для России цифру можно смело увеличить. Как таковой культуры письма у нас не заведено, и многие люди на ходу обучаются полезному навыку. Естественно, допуская ошибки.

ВО ПЕРВЫХ СТРОКАХ ПИСЬМА...

«Здравствуйте, незабвенная моя Катерина Матвеевна...» — помните эпизод из «Белого солнца пустыни»? В чем эпистолярные традиции за десятилетия и даже сотни лет не изменились — начинать послание принято с приветствия. Даже если это рассылка, лучше уточнить имя возможного получателя, чтобы выделиться среди множества писем с незнакомых адресов во «Входящих».

Когда вы переписываетесь с людьми знакомыми, близкими и манера разговора давно выработана, то все рекомендации можно свести к одной — правильно то, что удобно.
Относительно деловой переписки возникает множество тонких, нигде не зарегламентированных, но, тем не менее, практикующихся нюансов. Элементарное приветствие лучше выбирать из нейтральных вариантов: «Здравствуйте», «Добрый день» (время отправки письма получатель видит, даже если проверяет корреспонденцию несколько часов или дней спустя) и так далее. Всевозможные «Доброе время суток» лучше отложить для неформального общения.
Обращаться в деловой корреспонденции желательно так же нейтрально-вежливо: «Уважаемый». И дальше имя или имя-отчество. Перебор с изъявлениями уважения или, что еще хуже, с демонстрацией открытости не приветствуются. Электронные письма — вполне демократичный способ общения, но и не совсем простецкий. Почти, как заведено у английских джентльменов: после знакомства они не говорят, что им ОЧЕНЬ приятно. Просто ПРИЯТНО. А иначе возникают обязательства.

ПОЗВОЛЬТЕ ПРЕДСТАВИТЬСЯ!

Как и при устном контакте, незнакомым людям принято представляться и объяснять цель своего обращения. Иной раз получатели бывают озадачены содержанием писем от загадочных отправителей, особенно если сфера профессиональных интересов и границы контактов широки.

КРАТКОСТЬ — КУЛЬТУРА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

При составлении делового послания приветствуется лаконизм. Для этого в строке «тема» лучше обозначить в двух словах повод обращения. Некоторые занятые люди имеют привычку сортировать «беспредметные» письма в спам.

Текст письма предпочтителен короткий, но емкий. Чтобы получатель, не загружая себя излишними деталями, мог быстро войти в курс дела. Учитывайте, что многие отводят самый минимум утреннего времени на изучение почты, а потом в течение дня решают более важные вопросы. В зависимости от специализации адресаты разбирают самое разное по объему количество корреспонденции. Одни получают два письма в день, другие двадцать за два часа.

СЕМЬ РАЗ ВСЛУХ, ПОТОМ НА КЛАВИАТУРЕ

Отчего-то во многих людях сидит боязнь писать письма. Страх показаться глупыми, развязными или, напротив, замкнутыми, неграмотными. У некоторых этот комплекс зарождается, как ни грустно констатировать, в школе, после обязательных сочинений. Когда таким нерешительным гражданам письмо все-таки приходится составлять, из-за своей неуверенности они действительно могут ударяться в крайности.

Самая распространенная — обилие канцеляризмов и штампов, способных запудрить мозги кому угодно. Элементарная мысль теряется среди наводящих фраз и отвлекающих подводок.

Как вариант, люди начинают «растекаться мыслию по древу», и простое предложение оформляют как литературный шедевр, тратя на это прорву своего времени и времени получателя.

Русский язык богат, и выбрать нужные слова вполне просто. Хотя бы проговорив вслух то, что хочется написать. А если проговорить несколько раз, то останется самое главное, концентрат.

АБЗАЦЫ ТЕЛЕГРАФНЫМ СТИЛЕМ

Оптимальный размер текста —  тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма. Учитывая, что немало места уходит на графы с адресом и темой письма, на суть остается несколько абзацев.

Когда тем в письме планируется несколько, стоит отбивать их если не отдельными пунктами, так хотя бы абзацами. Это значительно облегчает зрительное восприятие послание, смысловую разбивку предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее переваривание и усвоение.

ВСЕ ПОДРОБНОСТИ — ВО ВЛОЖЕНИИ

Нежелательно пересказывать в письме подробно и нудно лишнюю, справочную информацию. Необходимые документы и презентации можно прикрепить во вложение. Получателю будет удобнее открыть отдельные файлы, а в перспективе и сохранить в своей директории или распечатать.

Если у вас или вашей организации есть сайт, сделайте на него ссылку и поместите ее в письмо, а не пересказывайте все сведения своими словами. То же самое в отношении полезных материалов из различных сайтов. Не нужно копировать текст в тело письма, уместнее обойтись ссылкой с кратким комментарием или просьбой ознакомиться.

РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ САМИ

Принципиально важную информацию лучше выделить шрифтом или цветом. Так остается больше шансов, что получатель отреагирует на послание нужным вам образом и не расставит смысловые акценты самостоятельно.

РАБОТА НАД ОШИБКАМИ

Грамотным людям неприятно читать письма с орфографическими и пунктуационными ошибками. Это может существенно смазать впечатление от выгодного предложения или при первом знакомстве. Поэтому, даже для перестраховки, полезно проверять текст с помощью специальных компьютерных программ. Тем, кто не уверен в своем знании русского языка, можно порекомендовать использовать короткие фразы и заменять те слова, в правописании которых возникают сомнения, на знакомые синонимы.

ФОРСИРУЕМ ОТВЕТ

В конце письма неплохо бы отмечать, каких действий вы ждете от получателя. Например, таким образом: «Ответ на запрос нам было бы удобно получить до конца месяца». Или: «Если вас заинтересовал наш проект, мы могли бы обсудить детали при личной встрече».

ФАКСИМИЛЕ

Непременное условие электронного этикета — подпись. Она может заменить представление в начале письма, если будет представлена подробно, как на визитке: с указанием фамилии и имени, а если надо еще и отчества, должности и названия организации, контактных телефонов и электронного адреса. Технические возможности позволяют сделать заготовку-подпись со всеми данными, и, если уж стремиться к совершенству, свой адрес можно оформить как ссылку. Тогда получателю письма достаточно лишь кликнуть, чтобы появилось чистое письмо с проставленным обратным адресом.

КСТАТИ

Во многих образовательных учреждениях сотрудники, даже находясь внутри одного помещения, вместо того чтобы обратиться к нужному специалисту с устной просьбой по внутреннему телефону, составляют ему письмо в Outlook. Это избавляет от бюрократии. Офисную переписку работники сохраняют в течение своего срока работы. Ведь если возникают «непонятности» между отделами, проще не устраивать долгих и зачастую бесперспективных выяснений, а отследить ситуацию по посланиям.

Подготовила Оксана Севрюкова